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El proceso de pago a proveedores está basado en el término de pago establecido en el proceso de alta como proveedor Cummins. En términos generales, los términos de pago estándar en Cummins son N90. Esto significa que una vez recibido el bien y/o servicio en Cummins, el proveedor ingresará  al portal de Validación de Facturas de Cummins para obtener el número de validación de cada una de las facturas que vaya a entregar, esto para asegurar que se están cumpliendo todos los requisitos fiscales que marca la ley. Una vez que  obtenga  el NV (número de validación de la factura ) deberá  ser anotado en la factura física para que el almacén (central receiving) pueda aceptar dicho documento y poder iniciar  el proceso de pago y la factura pueda ser enviada a Cuentas por Pagar, donde se verificará que las cantidades ordenadas, el precio y la descripción del artículo y/o servicio coincidan al 100% con la Orden de Compra Vs Recibo Vs Factura. Una vez verificado, se programa el pago al proveedor. En caso de discrepancias, la factura será enviada a reconciliación de manera automática en el Sistema Ariba, para que la persona que creo la Orden de Compra pueda efectuar la corrección necesaria directamente en la Orden y/o solicitada la corrección de la factura. Una vez solucionada será emitida nuevamente al proceso de pago a proveedores.
 Bajo la nueva estrategia de “Un Cummins”, se establecen cuatro entidades en México:

  • Cummins Generator Technologies Ltd  – Entidad Extranjera
  • Cummins Grupo Industrial – Maquila
  • Cummins Grupo Comercial y de Servicios – Servicios de Personal Cummins
  • Cummins S. de RL de CV – Activos
  • Cummins Comercializadora – Servicios Comerciales y Distribución.

Para efectos de crear su factura, esta deberá coincidir perfectamente con la Entidad que haya emitido la Orden de Compra.
 

Proceso de Recibo Central

 

Usuario – Genera la Requisición de Compra (prefijo PR)

Ariba – Establece el proceso de aprobación de la requisición de compra, una vez completado, se crea la Orden de Compra (prefijo IND), la cual es emitida de manera automática al proveedor. En caso de no recibir la orden de compra en automático, contactar al personal de Compras Cummins para validar dirección electrónica del proveedor.

Proveedor – Una vez recibida la orden de compra, el proveedor entregará los bienes y/o servicios acordados con el usuario al área de Recibo Central (Central Receiving) de la entidad que haya colocado la orden de Compra, anexando la Factura Original ligada con la Orden de Compra.

Recibo Central (Central Receiving) -  Recibe el bien físico, revisa que la cantidad entregada coincida con la orden de compra y la factura (original). Además revisa que la información de la entidad Cummins contenida en la Factura esté correcta (razón social, RFC) y que coincida con lo estipulado en la orden de compra. El almacenista procesa el recibo en Ariba, colocando la cantidad recibida y en el apartado de comentarios anexa el número de factura. Posteriormente escribe el número de recibo en la factura, la sella, la firma físicamente y la envía al departamento de cuentas por pagar. Al mismo tiempo le da enviar la factura en el sistema y el recibo.

Cuentas por Pagar (AP) – Recibe las facturas físicas, las captura en Sistema y verifica que coincidan con Orden de Compra y Recibo, si es así programa el pago de la factura, de acuerdo al término de pago establecido para el proveedor.  En caso de que no haya una coincidencia al 100% entre Orden de Compra, Recibo y Factura, se envía la factura a Reconciliación.

Usuario – Recibe vía electrónica la notificación de que la Factura y Orden de Compra no coinciden, y efectúa el proceso de reconciliación. Esto puede ser desde verificar con el proveedor la cantidad enviada, la factura, etc., una vez erradicado el error, la factura es enviada nuevamente al área de Recibo Central para posteriormente ser enviada al área de Cuentas por Pagar.

Cuentas por Pagar – Una vez que la factura es reconciliada, es decir existe una coincidencia al 100% entre Orden de Compra, Recibo y Factura, es programada la Factura para Pago, de acuerdo al término de pago establecido para el proveedor.
 

Proceso de pago a proveedores

 

Recibo Cental – Envía paquete de facturas físicas y paquete electrónico con lista de facturas al departamento de Cuentas por Pagar.

Cuentas por Pagar – Efectúa el escaneo de las facturas y se envía al proceso de captura.

Analista de Cuentas por Pagar – Verifica la información de la factura y la pasa al coordinador de Cuentas por Pagar.

Coordinador de Cuentas por Pagar – Hace una revisión aleatoria de la información procesada y libera los batchs para pago.

Interfases de Cuentas por Pagar – Se corre diariamente y de manera automática el proceso de automatch en ERP de Cummins para validar la información de la orden de compra Vs recibo Vs factura. En caso de hacer coincidencia al 100% se programa el pago de acuerdo al término de pago. Cuando la información no coincida o tenga errores, se envía la factura a reconciliación con el usuario. Una vez que sea solucionada, se envía la Factura correcta para procesar el pago.


Principales contactos AP:

 

Requerimientos para procesamiento de Facturas

 

Facturas de proveedores extranjeros:

  • Deben ser facturas financieras
  • Debe contener el nombre y dirección del proveedor.
  • Debe contener el nombre y dirección de la entidad Cummins, el número de factura, la fecha de factura, descripción y cantidad de los bienes y/o servicios comprados. Así como el total de la compra.
  • La factura debe ser consistente entre la factura física, EDI, ASN y el IAC.
  • Las líneas de la factura deben coincidir con la cantidad embarcada.
  • La unidad de medida de la factura debe coincidir con la Unidad de Medica de la Orden de Compra.
  • El tipo de cambio y/o moneda debe coincidir con la Orden de Compra.
  • Sólo se coloca una Orden de Compra por cada Factura.
  • El “pedimento” y la Orden de Compra debe ser entregadas en conjunto con la factura al departamento de cuentas por pagar.
  • El “pedimento” debe estar autorizado por la autoridad aduanal Mexicana.
  • El “pedimento” debe contener el sello de la fecha de cruce.
  • La factura es registrada en el Sistema de AP como un “espejo” de los términos establecidos: EXW y/o Incoterms aplicables.

 
EXW (Ex Works): Término de comercio exterior requerido al vendedor de entregar los bienes en su lugar de negocio. Todos los gastos de transportación y riesgos son asumidos por el comprador.
INCOTERMS: Los Incoterms son términos internacionales comerciales pre-definidos mediante la Cámara Internacional de Comercio y que son mundialmente utilizados en transacciones internacionales comerciales.
 
Facturas de proveedores domésticos:

  • Deben entregar facturas fiscales (facture electrónica).
  • Debe contener el nombre, registro fiscal y dirección del proveedor.
  • Debe contener el nombre, registro fiscal y dirección de la entidad Cummins, un número válido de factura, la fecha de factura, descripción y cantidad de los bienes y/o servicios comprados. Los impuestos así como el total de la compra.La factura debe ser consistente entre la factura física, EDI, ASN y el IAC.
  • Las líneas de la factura deben coincidir con la cantidad embarcada.
  • La unidad de medida de la factura debe coincidir con la Unidad de Medica de la Orden de Compra.
  • El tipo de cambio y/o moneda debe coincidir con la Orden de Compra.
  • Sólo se coloca una Orden de Compra por cada Factura.
  • La orden de compra (de compras indirectas) debe ser entregada junto con la factura al área de cuentas por pagar.
  • Para proveedores domésticos que emitan una factura electrónica (CFDI) es mandatorio que previamente cargan sus facturas electrónicas (archivos XML y PDF) en la página de internet para la recepción de bienes o servicios: ht​tps://facturas.cummins.com. La falta de cumplimiento a este requerimiento previene que la factura sea procesada para pago.
     

Preguntas Frecuentes

 

  1. ¿Qué hago si la Orden de Compra recibida no coincide con lo solicitado por el Usuario?
     Debe contactarse al usuario y solicitar que se haga la corrección de la orden de Compra.
  2.  ¿Qué sucede si la Factura no coincide con la Orden de Compra?
     La factura se va a reconciliación y se detiene en automático el pago, debe contactarse al usuario que solicitó el material y/o servicio para que sea resuelto el error.
  3.  ¿Qué sucede si el usuario que me solicitó el servicio y/o bien ya no labora en Cummins?
     Debe contactarse al supervisor del usuario o bien contactar al personal de Compras para que la Orden de Compra sea recreada. Debe contarse con todo el soporte de la solicitud del servicio y/o bien.
  4. ¿Cuáles son las diferencias que generan una reconciliación (discrepancia entre Orden de Compra, Recibo y Factura)?
     Pueden ser decimales, cantidades, unidad de medida, precios o tipo de factura (manera en que se separan los conceptos en el documento).
  5. ¿Cómo puedo conocer la fecha de pago de mi factura?
     Ubicar al contacto de la entidad Cummins a quien efectúe la venta, o bien enviar un correo electrónico a Jaime Zavala (CBSAP México cbsap.mexico@cummins.com​.
  6. ¿Con quién puedo reportar errores en la página de validación de facturas electrónicas?
     Pueden ser reportadas con: Ricardo Egure (cuentas por pagar) o con Maricruz Gonzales (IT).
Pago a Proveedores